KI-Assistent, der PDFs, E-Mails und Scans automatisch erkennt, kategorisiert und für Ihr DMS oder ERP vorbereitet – ob bei Mandatswechseln oder im laufenden Betrieb.
Monster-PDFs werden zu strukturierten Dokumenten
Für jeden Bedarf die richtige Lösung
Schritt 1 ist einmalig beim Onboarding – die Schritte 2-5 laufen kontinuierlich im Daily Business.
Definieren Sie Ihre Indexierung, Kategorien und Ablagelogik – inklusive Konfidenz-Schwelle für automatischen Transfer. Passend zu Ihrem DMS/ERP.
Laden Sie laufend E-Mails, PDFs und Scans hoch – alles wird zentral und sicher verarbeitet.
Die KI erkennt Inhalte automatisch und schlägt Kategorien/Benennungen vor – mit Konfidenz-Wert für jede Entscheidung.
Dokumente mit hoher Konfidenz (Ihre definierte Schwelle) werden direkt übertragen – ohne Validierung. Bei niedriger Konfidenz validieren Sie kurz; das Tool lernt dazu.
Alles landet sicher in ERP, Filesystem und DMS – inklusive Aktualisierungen. Maximale Automatisierung bei voller Kontrolle.
Basierend auf Interviews mit Branchenexperten – maximale Entlastung im Daily Business und bei Mandatswechseln. Mehr erfahren Sie in unserem Guide zur Dokumentenklassifizierung.
Wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt
Für große Bewirtschaftungen
Preismodell: Individuell, volumen- & integrationsbasiert – ROI meist < 6 Monate
Für kleine Bewirtschaftungen
Preismodell: Pay-per-Use: ab CHF 0.10 pro Dokument, keine Fixkosten
Dokumentenklassifizierung bezeichnet den Prozess, Immobiliendokumente wie Mietverträge, Rechnungen, Mietzinsanpassungen oder Korrespondenz automatisch zu erkennen und in die korrekte Ablagestruktur einzuordnen. In der Schweiz orientieren sich viele Bewirtschafter am SVIT-Leitfaden "Datenhandling beim Mandatswechsel", der Dokumententypen wie Eigentümerdossier (ED), Liegenschaftsdossier (LD), Mieterdossier (MD) und Hauswartdossier (HD) definiert.
Flatscouts ist für grosse Volumen ausgelegt. In typischen Mandatsübergabe-Szenarien verarbeiten wir problemlos mehrere tausend Dokumente pro Tag. Die genaue Kapazität hängt von der Dokumentenkomplexität ab – Monster-PDFs mit 200+ Seiten benötigen mehr Verarbeitungszeit als einzelne Mietverträge. Kontaktieren Sie uns für eine Einschätzung zu Ihrem spezifischen Projekt.
Flatscouts ist darauf ausgelegt, mit den gängigen ERP-Systemen der Schweizer Immobilienbranche zusammenzuarbeiten – darunter Garaio REM, Rimo R5, ImmoTop, AbaImmo und weitere. Die klassifizierten Dokumente können mit strukturierten Metadaten exportiert und in Ihr bestehendes System importiert werden. Wir arbeiten kontinuierlich an direkten Integrationen.
Bei grossen Mandatsübergaben (z.B. 2500 Wohnungen mit 350 GB an PDFs) übernimmt Flatscouts die schwere Arbeit: Monster-PDFs werden automatisch aufgeteilt, alle Dokumente klassifiziert und gemäss SVIT-Standard strukturiert. Was manuell Monate dauern würde, reduziert sich auf wenige Wochen – bei deutlich höherer Konsistenz und niedrigerer Fehlerquote.
Ein typisches Monster-PDF mit 100-200 Seiten wird in wenigen Minuten vollständig analysiert, in Einzeldokumente getrennt und klassifiziert. Im Vergleich: Die manuelle Bearbeitung desselben PDFs dauert erfahrungsgemäss 2-4 Stunden. Bei sehr komplexen Dokumenten oder schlechter Scanqualität kann die Verarbeitung etwas länger dauern.
"Monster-PDFs" sind in der Branche gefürchtet: Bei Mandatsübergaben werden oft alle Dokumente einer Liegenschaft in ein einziges PDF gescannt – teilweise mit 100-300 Seiten ohne Struktur. Flatscouts analysiert solche PDFs, erkennt die einzelnen Dokumententypen und trennt sie in separate, korrekt benannte Dateien auf – in Minuten statt Stunden.
Unser On-Demand Service startet ab CHF 0.10 pro Dokument – ohne Fixkosten oder Setup-Gebühren. Ideal für kleine Bewirtschafter oder einzelne Mandatsübergaben. Für grosse Bewirtschaftungen bieten wir den Enterprise Integration Service mit individueller Preisgestaltung – ROI typischerweise unter 6 Monaten.
Flatscouts erkennt typische Immobiliendokumente: Mietverträge, Mietvertragsnachträge, Mietzinsanpassungen, Kündigungen, Rechnungen, Nebenkostenabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz, Hauswartverträge, Serviceverträge und mehr. Die Dokumente werden in vier Hauptkategorien strukturiert: Eigentümerdossier (ED), Liegenschaftsdossier (LD), Mieterdossier (MD) und Hauswartdossier (HD).
Der SVIT Schweiz (Schweizerischer Verband der Immobilienwirtschaft) hat über das SVIT Futureboard einen Leitfaden für das "Datenhandling beim Mandatswechsel" erarbeitet. Dieser definiert einen Branchenstandard für Struktur, Benennung und Übergabe von digitalen Dokumenten. Flatscouts orientiert sich an diesem Standard.
Der Konfidenzwert zeigt an, wie sicher die KI bei einer Klassifizierung ist. Bei hohem Wert (z.B. über 90%) kann das Dokument automatisch verarbeitet werden. Bei niedrigerem Wert prüfen Sie kurz – und das System lernt aus Ihrer Korrektur.
Wir arbeiten an Anbindungen für gängige Systeme der Schweizer Immobilienbranche. Aktuell können klassifizierte Dokumente als strukturierte Ausgabe mit Metadaten exportiert und in Ihr System importiert werden. Kontaktieren Sie uns für Details zu Ihrem Setup.
Datensicherheit hat höchste Priorität. Alle Dokumente werden verschlüsselt übertragen und verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in der Schweiz. Wir erfüllen das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
Produkt in Entwicklung – wir möchten Ihre Bedürfnisse verstehen und Ihnen priorisierten Zugang ermöglichen.